管理と​運営について

<レンタルスペースの運営様・企業様向けページ>

当会は基本的に主催者一人で管理運営を行っています。

有料開催初期の頃は運営が下手な部分もあり、2017年には個人で数万円を負担するほど赤字が出ました。

それ以降2019年の年末までは参加費を調整する等して黒字へ転換しました。

2020年は新型コロナウイルスの影響により現在は赤字へと再転落していますが、皆様からのご支援もありなんとかやっていっています・・・

◆集金について

当会は非営利です。

黒字になった場合でも赤字の処理や今後の為の積み立てとして管理を行っており「主催者が自由に使っていい」などという個人の収入にはなりません。

お部屋を借りるのは勿論、お部屋を貸して下さっている管理人様への差し入れや開催時に使用する備品(文具やゴミ袋)の購入にも使われています。
黒字が一定を超える様な場合はクイズやくじの景品などイベントを企画して消化します。

なお管理ファイルを作成しており、開催時に専用用紙へ記入しファイリングしています。

◆主にやっていること

開催前

企画:イベントやキャンペーンの企画、準備

物品:備品や景品等が必要であれば購入

会場:探す、交渉、見学、確保、お支払い

告知:Twitter、当サイト

当日

・受付、受付シートへの記入

・イベント進行

・会場の設営、見回り、片付け

終了後

・受付シートの計算、ファイリング(参加者集計や金額算出など)

・Excel(更新後にUSBへデータを保存)

・名簿:新規登録

・会計:損益計算書っぽい物の入力

    ①当日集まった金額-会場費や景品などの出金=各回の結果

    ②各回の結果を合計した物=数字として出た現在の運営状況

・当サイトとブログの更新(終了分の撤去)

そのほか

・年間やシーズンごとのイベント計画

・姉妹イベントや運営トークの計画、開催

・コラボ企画の交渉

・備品の管理

など

当日は参加者の方が片付け等に協力して下さる事もあり大変感謝しています。

◆管理ファイルの内容について

受付シート

→参加者とその詳細(累計参加回数や料金)

→物販ブース拡大利用者のカウントと詳細

→初参加者の記入

別紙

→物品を購入した際の領収証かレシートの添付および購入に至った理由書き

※各回ごとに金額を計算

※レシートは一定期間が経つと字が消えてしまうためコピーしています

◆管理ファイルの開示について

・西日本鉄道株式会社が開示を求めた際

・運営イベントで開示する場合あり

◆より良い会を作る為に

管理運営は主催者一人で行っていますが、皆様からの声など協力も必要です。

主にTwitterですが意見を募集する事があります。

「こんなイベントをやってみたい」

「景品はこんな物があったらいいな」

を参考にイベントやキャンペーン等を計画、実践しています。